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返ってきたらラッキー!?アメリカ大学留学「メール作成」の7大原則

time 2018/02/21

返ってきたらラッキー!?アメリカ大学留学「メール作成」の7大原則

 

どうも、こんにちはスミカ(Rick)です。

今回のテーマは、
アメリカ留学における「メール」。
ここではPCメールについて扱います

大学からの公式情報を始めとし、
教授とのコミュニケーション
スタッフやクラスとのやり取りなど、
メールを使う機会は多く登場します。

ですが、いざメールを自分で送る際には
知っておかなければならない前提
ないし知っておけば便利な情報があります。

今回の記事では、そんな

返ってきたらラッキー!?
アメリカ大学留学「メール作成」の7大原則

こちらをお送りします。
アメリカ留学生活における
メール作成のお供にどうぞ。

 

 

1.「基本、返信は来ない」と心得る。

これが、まず大前提です。

少なくともアメリカの大学においては、
メールをしっかり返してくれる人
人数比で言えば少数派です。

教授もスタッフも生徒も関係なく、
いわゆる「こまめに返信する人」は
中々貴重な存在となります。

これを知っておくだけで、
送る側としては大分ラクな気持ちになります。

メールが中々返ってこない・・・
と、ネガティブに考えるのは止めましょう。

いっそ、現在の筆者の様に
すげえ!メールが返ってきただ!!
ぐらいに捉えるようにしましょう。

そしてもう一つ、だからこそ
自分自身はキッチリ返すことで
あの人はまめな人だ」と
相対的に評価される事が出来ます。

 

2.タイトルで全てが分かるようにする。

さて中々読まれないからこそ、
メールに掛ける時間が惜しいからこそ、
シンプルかつ一番効果的な
メールの送り方がコレです。

スマホにしろパソコンにしろ、
メールを受け取ると通知として
受け取った人が必ず一回は見る部分。

そう、タイトルです。

例えばここに、

  • Question about…
  • Apply for…
  • Thank you for…
  • Today’s Homework

といったように、目的を必ず入れましょう。

これを意識しておくだけで、
少なくとも「読まれる確率」は
格段にアップします。

ちなみに、メールのタイトルに

  • EMERGENCY
  • URGENT
  • PLEASE READ

この様に冒頭大文字を入れるのは
ビジネスでは中々失礼な行為なのですが、
大学では時として使われることもあります。
「知らなかった」という言い訳をさせない為でもある

ただし、場合をわきまえるように。
人によってはRudeだと感じさせる

 

3.言いたいコトは3行に込める

メールだろうがレジュメだろうか
レポートだろうがレターだろうが、
長い」という事実はそれだけで
読むことから人を遠ざけます

これはもう、どうしようない自然の摂理です。

そのため、メールにおいては
タイトルに命を懸けるのも大事ですが、
本文も出来るだけ短くしましょう。

  • 何を言いたいのか
  • 何をしてほしいのか
  • 何が必要なのか
  • いつまでか・緊急なのか

これらの情報を、
はっきりと簡潔にまとめましょう。

後から詳細を求められたら、
その時に初めてしっかりと書けばよいのです。

 

4.「忙しくて読めなかった」は人生から永久追放

確かに大学生活は忙しいですし、
人によっては数あまたのメールを
一日にドサッと受け取ることも珍しくありません。

だからといって。

いや~忙しくて見れなかったよ
言い訳を口走る人とは、
絶対に付き合いを持ってはいけません

言い換えれば、
ここでサッと「I’m sorry」の一言が
出てこないような人とは
決して関係を持つべきではありません。

何故ここまでいうかは、シンプルです。

メールを返せない事を
外部の原因に言い訳する人は、
後から自分が失敗しても不備があっても
当たり前のように責任逃れに走ります

  • 他の授業が・・・
  • 忙しくて時間が・・・
  • 機械のトラブルが・・・

ひたすらこう言って
責任から逃れようとする人と
付き合いたいかどうかは、
もちろんあなた自身の判断です。

ですが、人間はアナログですから
こういった感情や謝罪といった面が
関係を大きく左右してしまいます。

ちなみに、一応つけ足しておきますが
本当に一切のメールが返ってこない場合、
あなたが過去大幅にやらかしたなどして
逆に永久追放されている場合があるので、念のため。

 

5.とりあえず「Sincerely」を使う。

メールを送る場合、
とりあえず使っておけば
丁寧な文章に見えるよ、という単語。

日本語で言えば「敬具」があたりますが、
英語のこの単語自体に
それ程意味は込められていません。

要は、文の結びに
では、よろしくお願い致します
と付けるのがこのSincerelyです。

一番最後に送り主の名前と合わせて

Sincerely,
Sumika

この様に使います。

この一単語があるだけで、
読み主としては嬉しいのです。

 

6.「Thank you for understanding」は、実は禁句

驚かれたでしょうか。

一見、丁寧な表現に思われますが
このフレーズには大きな落とし穴があります。

少なくとも筆者自身は、
メールでこのフレーズを使われた場合
基本的にその後の人生から永久追放します。

これに関しては、
筆者が英語チューターとして働いていた時
上司にあたる図書室のスタッフさん
この様なことを言っていました。
ハワイ・オアフ島出身です

依頼とか連絡とか欠席とかのメールで
このフレーズを文末によく見るけどさ、
これって「もう分かってくれてますよね?
みたいなニュアンスが感じられるから、
私はあまり好きじゃない。

もちろん、これはそのスタッフさんと
私…2人個人の意見に過ぎません。

「いや、そんなの全く気にしない」
という方もいるでしょう。

ですが、日本語でいう所の
ご理解ありがとうございます。」とは
もうご理解いただいていますね?」という
半ば無理やりな催促・説得になりかねません。

このフレーズが
心の琴線に触れる人が居る以上、
少なくとも自分からは使うべきではありません。
もちろん、英語でも同様です。

 

7.結局、直接凸が一番早い

悲しいですが、これが現実です。

アメリカの大学において
早く返事がほしい!」という場合は
オフィスなり待ち合わせるなり
自分から直接話に行きましょう

少し酷いことを言うようですが、
いかにメールを返さない人であっても
直接突撃してしまえばまあ話には応じます。
それで拒否されたら?知らん

もし、本当に忙しくて
オフィスに行く時間がない!
という場合は、電話が確実です。

というのも、ごく一部の例外を除き
アメリカに暮らす人々は
電話がかかってきたらとりあえず即出ます。
ここが「初見は出ない」日本との違い

最悪、海外の大学とメールしていて
返事が全然返ってこねえ!という場合は
国際コードをつけて国際電話してしまうのが
一番確実かつ手っ取り早いのです。

 

おわりに

ぶっちゃけを言ってしまえば、
メールは出来るだけ使わないのが賢明です。

それでもどうしても…という場合は、
シンプルに、そして礼儀正しい文章
送ることが出来れば、お互いが快適に過ごせます。

そして最後にはなりますが、
メールは毎日きっちりチェックしましょう。

 

ではでは、今回はこんなところで。
ここまでお読みいただき、誠にありがとうございます。
ご意見ご質問等あれば、「お問い合わせ」またはコメントまで。

スミカ(Rick)
⇒筆者のプロフィールはこちら⇐

 

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留学4年目、ミシシッピ2年目 南ミシシッピ大学にて 半ニート生活を送るわかもの [詳細]

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