返ってきたらラッキー!?アメリカ大学留学「メール作成」の7大原則

英語ワンポイントレッスン

どうも、こんにちはスミカ(Rick)です。

今回のテーマは、
アメリカ留学における「メール」。
ここではPCメールについて扱います

大学からの公式情報を始めとし、
教授とのコミュニケーション
スタッフやクラスとのやり取りなど、
メールを使う機会は多く登場します。

ですが、いざメールを自分で送る際には
知っておかなければならない前提
ないし知っておくと便利なコトがあります。

今回の記事では、そんな

返ってきたらラッキー!?
アメリカ大学留学「メール作成」の7大原則

こちらをお送りします。
アメリカ留学生活における
メール作成のお供にどうぞ。

①「基本、返信は来ない」と心得る。

これが、まず大前提です。

少なくともアメリカの大学においては、
メールをしっかり返してくれる人
人数比で言えば少数派です。

教授もスタッフも生徒も関係なく、
いわゆる「こまめに返信する人」は
中々貴重な存在となります。

これを知っておくだけで、
送る側としては大分ラクな気持ちになります。

メールが中々返ってこない・・・
と、ネガティブに考えるのは止めましょう。

いっそ、ポジティブに
すげえ!メールが返ってきただ!!
ぐらいに捉えるようにしましょう。

そしてもう一つ、だからこそ
自分自身はキッチリ返すことで
あの人はまめな人だ」と
相対的に評価される事が出来ます。

 

②タイトルで全てが分かるようにする。

さて中々読まれないからこそ、
メールに掛ける時間が惜しいからこそ、
シンプルかつ一番効果的なメールの送り方がコレです。

スマホにしろパソコンにしろ、
メールを受け取ると通知として
受け取った人が必ず一回は見る部分。

そう、タイトルです。

例えばここに、

  • Question about…
  • Apply for…
  • Thank you for…
  • Today’s Homework

といったように、目的を必ずれましょう。

これを意識しておくだけで、
少なくとも目を通される確率が格段にアップします。

ちなみに、メールのタイトルに

  • EMERGENCY
  • URGENT
  • PLEASE READ

この様に冒頭大文字を入れるのは
ビジネスでは中々失礼な行為なのですが、
大学では時として使われることもあります。
「知らなかった」という言い訳をさせない為でもある

ただし、
時と場合をわきまえるようにしましょう。
人によってはRudeだと感じさせる

 

③言いたいコトは3行に込める。

メールだろうがレジュメだろうか
レポートだろうがレターだろうが、
長い」という事実はそれだけで
読むことから人を遠ざけます

これはもうどうしようもありません

そのため、メールにおいては
タイトルに命を懸けるのも大事ですが、
本文も出来るだけ短くしましょう。

  • 何を言いたいのか
  • 何をしてほしいのか
  • 何が必要なのか
  • いつまでか・緊急なのか

これらの情報を、
はっきりと簡潔にまとめましょう。

後から詳細を求められたら、
その時に初めてしっかりと書けばよいのです。

 

④「忙しくて読めなかった」は人生から永久追放。

確かに大学生活は忙しいですし、
人によっては数あまたのメールを
一日にドサッと受け取ることも珍しくありません。

だからといって。

いや~忙しくて見れなかったよ
と言い訳を口走る人とは、
絶対に付き合いを持ってはいけません

言い換えれば、
ここでサッと「I’m sorry」の一言が
出てこないような人とは
決して関係を持つべきではありません。

メールを返せない事を
外部の原因に言い訳する人は、
後からメール以外の失敗や責があったときも
同じように責任逃れに走ります

  • 他の授業が・・・
  • 忙しくて時間が・・・
  • 機械のトラブルが・・・

ひたすらこう言って
責任から逃れようとする人と
付き合いたいかどうかは、
もちろんあなた自身の判断です。

ちなみに、一応つけ足しておきますが
本当に一切のメールが返ってこない場合、
あなたが過去大幅にやらかしたなどして
逆に永久追放されている場合があるので、念のため。

 

⑤とりあえず「Sincerely」を使う。

メールを送る場合、
とりあえず使っておけば
丁寧な文章に見えるよ、という単語。

日本語で言えば「敬具」があたりますが、
英語のこの単語自体に
それ程意味は込められていません。

要は、文の結びに
では、よろしくお願い致します
と付けるのがこのSincerelyです。

一番最後に送り主の名前と合わせて

Sincerely,
Sumika

この様に使います。

この一単語があるだけで、
読み主としては嬉しいのです。

 

⑥「Thank you for understanding」は、実は禁句。

驚かれたでしょうか。

一見、丁寧な表現に思われますが
このフレーズには大きな落とし穴があります。

少なくとも筆者自身は、
メールでこのフレーズを使われた場合
基本的にその後の文章は読みません。

筆者が英語チューターとして働いていた時、
上司にあたる図書室のスタッフさん
この様なことを言っていました

依頼とか連絡とか欠席とかのメールで
このフレーズを文末によく見るけどさ、
これって「もう分かってくれてますよね?
みたいなニュアンスが感じられるから、
私はあまり好きじゃない。

「いや、そんなの全く気にしない」
という方もいるでしょう。

ですが、日本語でいう所の
ご理解ありがとうございます。」とは
もうご理解いただいていますね?」という
半ば無理やりな催促・説得になりかねません。

このフレーズが逆鱗に触れる人が居る以上、
少なくとも自分からは使うべきではありません。
もちろん、英語でも同様です。

 

⑦結局、直接凸が一番早い。

悲しいですが、これが現実です。

アメリカの大学において
早く返事がほしい!」という場合は
オフィスなり待ち合わせるなり
自分から直接話に行きましょう

身も蓋もないことを言うようですが、
いかにメールを返さない人であっても
直接突撃してしまえばまあ話には応じます。
それで拒否されたら?知らん

もし、本当に忙しくて
オフィスに行く時間がない!
という場合は、電話が確実です。

というのも、ごく一部の例外を除き
アメリカに暮らす人々は
電話がかかってきたらとりあえず即出ます。
ここが「初見は出ない」日本との違い

最悪、海外の大学とメールしていて
返事が全然返ってこねえ!という場合は
国際コードをつけて国際電話してしまうのが
一番確実かつ手っ取り早いのです。

 

おわりに

メールは出来るだけ使わないのが賢明です。

それでもどうしても…という場合は、
シンプルに、そして礼儀正しい文章
送ることが出来れば、お互いが快適に過ごせます。

そして最後にはなりますが、
メールは毎日きっちりチェックしましょう。

 

ではでは、今回はこんなところで。
ここまでお読みいただき、誠にありがとうございます。
ご意見ご質問等あれば、「お問い合わせ」またはコメントまで。

…筆者、スミカ(Rick)
⇒筆者のプロフィールはこちら⇐

コメント

タイトルとURLをコピーしました