どうも、こんにちは透佳(スミカ)です。
今回のテーマは、
アメリカ留学における「メール」。
ここではPCメールについて扱います
大学からの公式情報を始めとし、
教授とのコミュニケーションや
スタッフやクラスとのやり取りなど
メールを使う機会は多く登場します。
ですが、いざメールを自分で送る際には
知っておかなければならない前提・
ないし知っておくと便利なコトがあります。
今回の記事では、そんな
返ってきたらラッキー！？
アメリカ大学留学「メール作成」の７大原則
こちらをお送りします。
アメリカ留学生活における
メール作成のお供にどうぞ。
①「基本、返信は来ない」と心得る。
これが大前提です。
少なくともアメリカの大学においては、
メールをしっかり返してくれる人は
人数比で言えば少数派です。
教授もスタッフも生徒も関係なく、
いわゆる「こまめに返信する人」は
中々貴重な存在となります。
これを知っておくだけで、
送る側としては大分ラクな気持ちになります。
「メールが中々返ってこない・・・」
と、ネガティブに考えるのは止めましょう。
いっそ、ポジティブに
「すげえ！メールが返ってきただ！！」
ぐらいに捉えるようにしましょう。
そしてもう一つ、だからこそ
自分自身はキッチリ返すことで
「あの人はまめな人だ」と
相対的に評価される事が出来ます。
②タイトルで全てが分かるようにする。
さて中々読まれないからこそ、
メールに掛ける時間が惜しいからこそ、
シンプルかつ一番効果的なメールの送り方がコレです。
スマホにしろパソコンにしろ、
メールを受け取ると通知として
受け取った人が必ず一回は見る部分。
そう、タイトルです。
例えばここに、
- Question about…
- Apply for…
- Thank you for…
- Today’s Homework
といったように、目的を必ず入れましょう。
これを意識しておくだけで、
少なくとも目を通される確率が格段にアップします。
ちなみに、メールのタイトルに
- EMERGENCY
- URGENT
- PLEASE READ
この様に冒頭大文字を入れるのは
ビジネスでは中々失礼な行為なのですが、
大学では時として使われることもあります。
「知らなかった」という言い訳をさせない為でもある
ただし、
時と場合をわきまえるようにしましょう。
人によってはRudeだと感じさせる
③言いたいコトは３行に込める。
メールだろうがレジュメだろうか
レポートだろうがレターだろうが、
「長い」という事実はそれだけで
読むことから人を遠ざけます。
これはもうどうしようもありません
そのため、メールにおいては
タイトルに命を懸けるのも大事ですが、
本文も出来るだけ短くしましょう。
- 何を言いたいのか
- 何をしてほしいのか
- 何が必要なのか
- いつまでか・緊急なのか
これらの情報を、
はっきりと簡潔にまとめましょう。
後から詳細を求められたら、
その時に初めてしっかりと書けばよいのです。
④「忙しくて読めなかった」は人生から永久追放。
確かに大学生活は忙しいですし、
人によっては数あまたのメールを
一日にドサッと受け取ることも珍しくありません。
だからといって。
「いや～忙しくて見れなかったよ」
と言い訳を口走る人とは、
絶対に付き合いを持ってはいけません。
言い換えれば、
ここでサッと「I’m sorry」の一言が
出てこないような人とは
決して関係を持つべきではありません。
メールを返せない事を
外部の原因に言い訳する人は、
後からメール以外の失敗や責があったときも
同じように責任逃れに走ります。
- 「他の授業が・・・」
- 「忙しくて時間が・・・」
- 「機械のトラブルが・・・」
ひたすらこう言って
責任から逃れようとする人と
付き合いたいかどうかは、
もちろんあなた自身の判断です。
ちなみに、一応つけ足しておきますが
本当に一切のメールが返ってこない場合、
あなたが過去大幅にやらかしたなどして
逆に永久追放されている場合があるので、念のため。
⑤とりあえず「Sincerely」を使う。
メールを送る場合、
とりあえず使っておけば
丁寧な文章に見えるよ、という単語。
日本語で言えば「敬具」があたりますが、
英語のこの単語自体に
それ程意味は込められていません。
要は、文の結びに
「では、よろしくお願い致します」
と付けるのがこのSincerelyです。
一番最後に送り主の名前と合わせて
Sincerely,
Sumika
この様に使います。
この一単語があるだけで、
読み主としては嬉しいのです。
⑥「Thank you for understanding」は、実は禁句。
驚かれたでしょうか。
一見、丁寧な表現に思われますが
このフレーズには大きな落とし穴があります。
少なくとも筆者自身は、
メールでこのフレーズを使われた場合
基本的にその後の文章は読みません。
筆者が英語チューターとして働いていた時、
上司にあたる図書室のスタッフさんが
この様なことを言っていました
依頼とか連絡とか欠席とかのメールで
このフレーズを文末によく見るけどさ、
これって「もう分かってくれてますよね？」
みたいなニュアンスが感じられるから、
私はあまり好きじゃない。
「いや、そんなの全く気にしない」
という方もいるでしょう。
ですが、日本語でいう所の
「ご理解ありがとうございます。」とは
「もうご理解いただいていますね？」という
半ば無理やりな催促・説得になりかねません。
このフレーズが逆鱗に触れる人が居る以上、
少なくとも自分からは使うべきではありません。
もちろん、英語でも同様です。
⑦結局、直接凸が一番早い。
悲しいですが、これが現実です。
アメリカの大学において
「早く返事がほしい！」という場合は
オフィスなり待ち合わせるなり
自分から直接話に行きましょう。
身も蓋もないことを言うようですが、
いかにメールを返さない人であっても
直接突撃してしまえばまあ話には応じます。
それで拒否されたら？知らん
もし、本当に忙しくて
「オフィスに行く時間がない！」
という場合は、電話が確実です。
というのも、ごく一部の例外を除き
アメリカに暮らす人々は
電話がかかってきたらとりあえず即出ます。
ここが「初見は出ない」日本との違い
最悪、海外の大学とメールしていて
返事が全然返ってこねえ！という場合は
国際コードをつけて国際電話してしまうのが
一番確実かつ手っ取り早いのです。
おわりに
メールは出来るだけ使わないのが賢明です。
それでもどうしても…という場合は、
シンプルに、そして礼儀正しい文章を
送ることが出来れば、お互いが快適に過ごせます。
そして最後にはなりますが、
メールは毎日きっちりチェックしましょう。
ではでは、今回はこんなところで。
ここまでお読みいただき、誠にありがとうございます。
ご意見ご質問等あれば、「お問い合わせ」またはコメントまで。
…筆者、透佳(スミカ)
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